TIETOSUOJA SELOSTE

Tietosuoja seloste

Päivitetty 01.08.2018 Rekisteritiedot

1 Rekisterin nimi Q-Gym kuntosali

2 Rekisterin pitäjä Q-Gym Oy, Tulppatie 14, 00880 Helsinki.

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö Toimitusjohtaja Marko Akselin, Q-Gym Oy Tulppatie 14, 00880 Helsinki, info@q-gym.fi.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Henkilötietoja käsitellään Q-Gym asiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen ja kohdentamiseen. Henkilötietoja käytetään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn ja kuntokeskuksen välillä. Rekisterin tietosisältö, tietolähteet ja tietojen luovutus

5a Rekisterin tietosisältö • Asiakkaiden yksilöintitiedot nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero • Jäsenen ostamat ja/tai tilaamat tuotteet ja palvelut • Maksureskontra • Tilastointi kuntokeskuskäynneistä Kaikki rekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä. Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien Q-Gym ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopusta Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.

5b Rekisterin ylläpitojärjestelmät • Tehden Oy

6 Säännönmukaiset tietolähteet • Asiakas itse • Q-Gym kulunvalvontajärjestelmät • Q-Gym Oy:n käyttämä perintätoimisto.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tehden järjestelmästä siirretään suoraan tietoa kuntokeskuksen laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuun ottamatta poikkeuksia 1, 2 ja 3. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää. Poikkeus 1: Mikäli Q-Gym on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen kuntokeskuksen jäsenmaksun tai osan siitä, on keskuksella oikeus toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä. Poikkeus 2: Mikäli jäsen on pyytänyt keskukselta joko suullisesti tai kirjallisesti personal trainerin yhteydenottoa, on keskuksella oikeus välittää kyseisen jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer -yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi. Asiakkaan kieltäytyessä antamasta asiakasrekisteriin tarvittavia tietoja ei asiakassuhdetta voida perustaa ja näin ollen asiakasrekisteriin kuulumista vaativaa palvelua käyttää. Tällöin asiakas voi kuitenkin käyttää Q-Gym liikuntapalveluita kertamaksulla. Asiakas ei tällöin ole myöskään oikeutettu ilmaiseen tutustumiskäyntiin kuntosalille.

8 Tietojen luovutus tai siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle. Rekisterin suojaaminen

9 Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Q-Gym henkilökunnalla.

B. Sähköinen aineisto Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti. Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen

10 Tarkastusoikeus Asiakkaalla on Henkilötietolain 26-28 § perusteella pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen info(a)fit-tammisto.fi.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29). Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen info@q-gym.fi